Registrar recibos de cobro y pago

Ventas › Recibos reúne lo que te pagaron tus clientes: cada recibo de cobro que registrás y, en la misma lista, los cobros que se hicieron sin recibo desde una venta, A cobrar o Trabajos.

Un recibo es el papel de tu talonario por un pago del cliente. Bigu lo guarda con su serie y su número, la forma de pago y lo que salda. No es un comprobante fiscal: no se manda a DGI.

Si lo aplicás a una venta facturada a crédito y tenés la cobranza automática activa, Bigu puede generar además su comprobante de cobranza. Ese documento fiscal se consulta por separado dentro del recibo.

Necesitás…	Empezá por…
Registrar dinero de un cliente	Registrar un recibo en Ventas › Recibos
Aplicar un adelanto que ya recibiste	Vincular lo que quedó a cuenta, sin otro ingreso
Pagar una o varias facturas de un proveedor	Recibos de pago en Compras › Recibos
Seguir un cheque recibido o entregado	Cheques y Pagar con cheque

Un cobro, varias aplicaciones

Un cliente entrega $ 1.500 para pagar dos pendientes y dejar un adelanto.

1. 1
   IngresoPreparar el recibo

   Completá Importe con $ 1.500, el cliente y el medio de pago.

   Cobro preparado
2. 2
   AplicaciónElegir los pendientes

   Aplicá $ 900 a un documento y $ 400 al otro.

   $ 1.300 aplicados
3. 3
   SaldoRegistrar recibo

   Revisá la distribución y guardá. Los $ 200 restantes quedan a cuenta del cliente.

   $ 200 a cuenta

El recibo registra una sola entrada de dinero. Aplicarlo a documentos no genera otro cobro.

Antes de empezar

• Para ver la lista y abrir un recibo necesitás Consultar información financiera.
• Para registrar o anular un recibo necesitás Gestionar gastos, cuentas y pagos y Operar caja. Para vincular o desvincular lo que salda, corregirlo o aplicar el saldo a favor del cliente alcanza con el primero.
• Los recibos de cobro son en pesos. Los de pago a proveedores admiten pesos o dólares, sin mezclar monedas.
• Mientras Caja está en preparación podés registrar recibos por transferencia, cheque, tarjeta u otro medio. El efectivo espera a que abras la caja del día.

Registrar un recibo

1. Abrí Ventas › Recibos y elegí Nuevo recibo. También lo tenés en el encabezado de A cobrar y en la cuenta corriente de cada cliente; desde ahí, el cliente ya viene elegido.
2. Elegí el Cliente por nombre o RUT. Abajo ves cuánto debe, en cuántos documentos y, si tiene, cuánto tiene a favor (ver Si el cliente tiene saldo a favor).
3. Completá Fecha e Importe.
4. Revisá Serie y Número. Bigu propone el siguiente número de la serie; si tu talonario dice otro, cambialo.
5. Elegí la Forma de pago:
   • Cheque: completá el número, el banco y la fecha desde la que se cobra.
   • Transferencia: elegí el banco desde el que transfirió, si lo sabés.
   • Efectivo: la fecha tiene que ser la de hoy, porque la plata entra en la caja del día.
6. Revisá dónde entra la plata. La Sucursal del cobro viene elegida, como en una venta: la sucursal en la que estás trabajando o, con Todas las sucursales, la de la venta que cobrás o la única donde compra el cliente; sólo si el cliente anda por varias la tenés que elegir. Con más de una caja, elegí la Caja; si va a una cuenta del banco, elegila en Cuenta. Un cheque va a la Cartera de cheques, hasta que lo depositás.
7. Revisá Se aplica a, a la derecha, y elegí Registrar recibo.

Al pie de la hoja ves el importe, lo aplicado y lo que queda a cuenta. Al registrar se abre el recibo. Si cerrás la hoja con algo cargado, Bigu te pregunta antes de descartarlo.

Cobrar una venta con un recibo

En una venta que se debe, Registrar cobro abre el recibo nuevo encima de la venta, con el cliente y esa venta ya elegidos: el Importe trae lo que debe y se aplica primero a ella. Revisá el número del talonario y la forma de pago, y registralo. Lo mismo hace Registrar cobro en Venta registrada, al cerrar una venta, y en la cuenta de la venta en Dinero › A cobrar.

Si la venta se facturó a crédito y la cobranza automática está prendida, lo que el recibo le aplica sale con su cobranza electrónica, como cualquier cobro de la venta.

Esto es para quien puede registrar recibos. Quien sólo cobra ventas, o una venta sin cliente, sigue cobrando con el diálogo de siempre (ver Cobrar una venta registrada).

Si el número ya existe

Bigu no te impide repetir un número, pero te avisa antes de guardar: te dice qué recibo lo tiene, de qué cliente y de qué día.

• Usar el A-0008 (el siguiente libre de la serie) cambia el número y vuelve a la hoja para que registres.
• Registrar igual guarda el recibo con el número repetido, por ejemplo si el talonario de otra sucursal también lo usó.

Aplicar el recibo a lo que debe

En Se aplica a aparece lo que el cliente debe en pesos: sus ventas a crédito, sus trabajos y sus saldos iniciales, del más viejo al más nuevo. Cada renglón muestra el saldo, el vencimiento, el comprobante y la nota de crédito que ya lo bajó, si tiene.

• Mientras no toques ningún renglón, el importe se reparte solo: primero a lo más viejo.
• Tildá o destildá un renglón para aplicarle su saldo o sacarlo, o cambiá su importe para aplicarle sólo una parte. Desde ahí elegís vos: si todavía no escribiste el Importe, es la suma de lo que aplicaste.
• Si escribís el Importe con renglones elegidos, se reparte sólo entre ellos, del más viejo al más nuevo. Si después tildás o destildás uno, lo que falta del importe se vuelve a repartir entre los que quedan elegidos, y lo que escribiste a mano en otros renglones se queda como está. Borrar el importe de un renglón no lo destilda ni le pasa su plata a otro: sólo cambia lo que ese renglón recibe. Si escribís algo en un renglón que no habías elegido y lo borrás, vuelve a quedar sin elegir. Lo que sobra queda a cuenta y, si no alcanza para saldarlos, el pie de la hoja dice cuánto falta.

Si trabajás en algunas sucursales, ves y aplicás lo que se debe en ellas; un saldo inicial es de todo el negocio y lo aplica quien maneja las finanzas de todo el negocio.

Lo que no se aplica queda a cuenta: es saldo a favor del cliente hasta que lo vincules. Un recibo puede quedar entero a cuenta, por ejemplo si te pagan por adelantado.

Si la cobranza automática está prendida, Bigu emite una cobranza electrónica por recibo para lo que aplica a facturas a crédito, con una referencia por factura. Admite hasta 40 referencias por comprobante: con 41 facturas, emite dos cobranzas. Las e-Facturas y los e-Tickets van separados; también se separan si tienen distinto receptor o sucursal fiscal.

Lo que queda a cuenta no emite cobranza. Al vincularlo después, se documenta sólo lo aplicado en ese momento. Una venta Pendiente de facturar sigue necesitando su comprobante: un pago registrado antes de facturar no genera después una cobranza retroactiva ni reemplaza la factura.

Las notas de crédito se aplican aparte. En la hoja ves lo que ya bajaron, pero el recibo sólo aplica plata cobrada.

Si el cliente tiene saldo a favor

Debajo del cliente, la hoja dice lo que debe y lo que tiene a favor con la misma cuenta que su ficha: lo que debe menos lo que tiene a favor es lo que dice Ver cuenta del cliente. Por ejemplo: «Debe $ 20 en 1 documento y tiene $ 575 a favor, que alcanza para saldar lo que debe: le quedan $ 555 a favor.»

El saldo a favor es lo que quedó a cuenta de sus recibos, lo cobrado de una venta anulada que no se le devolvió y sus notas de crédito. Mientras tenga saldo a favor y algo que deber, aparece Aplicar saldo a favor:

1. Tocá Aplicar saldo a favor. Cada nota de crédito va primero a la venta de la que salió; el resto, lo más viejo a lo más viejo.
2. La hoja dice cuánto se aplicó y vuelve a leer lo que debe.

La plata no se mueve: cambia qué venta salda cada crédito. Si lo que quedaba a cuenta era de un recibo y la venta se facturó a crédito, sale su cobranza electrónica. Para aplicarlo necesitás lo mismo que para vincular un recibo.

Abrir un recibo

La lista ocupa todo el ancho, del cobro más nuevo al más viejo. Al tocar una fila, el recibo se abre encima de la lista, en una ventana grande (en el celular, toda la pantalla).

1. Tocá la fila del recibo.
2. Con ‹ y ›, arriba a la derecha, o con las flechas del teclado, pasás al anterior o al siguiente de la lista tal como la filtraste.
3. Cerrá con la X, Esc o Atrás: volvés a la lista como estaba.

Arriba ves el importe y lo que tiene a cuenta. Debajo:

• Datos del recibo, con todos sus datos juntos: el cliente, la fecha, la forma de pago con lo que pidió (el banco de una transferencia; el número, el banco, la fecha y el estado de un cheque), la sucursal y la nota.
• Vinculado a: lo que salda. Las aplicaciones documentadas con su cobranza electrónica no se desvinculan.
• Cobranza electrónica: la cobranza del recibo, con el enlace a su detalle y Ver PDF, o su estado mientras se emite. Referencia cada factura que cobra y permite abrirlas; desde ellas volvés al recibo. Si anulaste el recibo, también muestra su nota de crédito.
• Historial: quién lo registró y cuándo, cada corrección con lo que decía antes y, si se anuló, quién, cuándo y por qué.

Ver cuenta del cliente abre su cuenta corriente.

El recibo tiene su propia dirección. Si la compartís o la recargás, se ve como página, con ‹ Recibos para volver. En la venta que saldó, sus cobros lo nombran («Recibo A-0007») y Ver recibo lo abre.

Corregir un recibo

Podés hacer el recibo ahora y pasarle después el número del talonario físico, o corregir su fecha o su nota:

1. Abrí el recibo y tocá Editar, en Datos del recibo.
2. Cambiá la Serie, el Número, la Fecha o la Nota.
3. Tocá Guardar cambios.

Si el número ya lo tiene otro recibo, Bigu te avisa como al registrar: Usar el A-0009 toma el siguiente libre y Guardar igual lo guarda repetido. Cada corrección queda en el Historial con quién y cuándo.

• La fecha de un recibo en efectivo es la del día en que entró a la caja, y la de uno con cobranza electrónica es la del comprobante: ésas no cambian.
• El importe, el cliente y la forma de pago no se corrigen: anulá el recibo y hacé otro.
• Un recibo anulado no se corrige.
• Necesitás Gestionar gastos, cuentas y pagos.

Vincular lo que quedó a cuenta

1. Abrí el recibo y elegí Vincular. Sólo aparece si le queda algo a cuenta.
2. Revisá lo que debe el cliente: el saldo a cuenta ya está repartido, primero a lo más viejo.
3. Cambiá lo que haga falta y elegí Vincular.

Lo que no vincules sigue a cuenta. Lo que el recibo ya salda no aparece: para cambiar ese importe, desvinculalo y volvé a vincular. Si el cliente no debe nada más, Bigu te lo dice. Lo que vinculás a una venta facturada a crédito sale con su cobranza electrónica, si la cobranza automática está prendida.

Desvincular una venta

Si lo aplicaste a la venta equivocada, elegí Desvincular en su renglón, dentro de Vinculado a, y confirmá. La venta vuelve a deber ese importe y el recibo lo tiene otra vez a cuenta. Si ya se liquidó una comisión por ese cobro, la próxima liquidación la descuenta.

Lo que ya tiene su cobranza electrónica no se desvincula: anulá el recibo y hacé otro.

Anular un recibo

1. Abrí el recibo y elegí ⋯ › Anular recibo.
2. Escribí el Motivo de la anulación.
3. Confirmá con Anular recibo.

Al anularlo:

• lo que saldaba vuelve a deberse;
• la plata sale de la caja o de la cuenta donde entró;
• su cheque sale de la cartera;
• cada cobranza electrónica del recibo se corrige con su nota de crédito.

Un recibo anulado queda en la lista, con el filtro Anulados, y dice cuándo, quién y por qué se anuló. No se puede deshacer: si te equivocaste, registrá uno nuevo.

Si el cheque del recibo ya se depositó o endosó, no se anula por un error de registro. Si el banco rechazó un cheque en cartera o depositado, usá Rechazar cheque (ver Rechazar un cheque). Para un recibo en efectivo necesitás poder operar la caja donde entró.

Cheques

El cheque entra en la Cartera de cheques. En Dinero › Cuentas, Cheques recibidos te deja ver los que están En cartera, los Depositados y los Rechazados. Ver recibo abre el recibo que lo trajo.

Rechazar un cheque

Si el banco te rechazó un cheque, registralo desde Dinero › Cuentas › Cheques recibidos, con Rechazar, o desde su recibo, en ⋯ › Rechazar cheque. Podés hacerlo mientras está en cartera, después de depositarlo o si lo endosaste a un proveedor.

1. Elegí Rechazar o Rechazar cheque.
2. Completá la Fecha del rechazo, entre la fecha del recibo y hoy. Si es hoy, el rechazo queda a la hora de ahora.
3. Si querés, escribí el Motivo del rechazo, como te lo informó el banco.
4. Revisá lo que cambia y confirmá con Rechazar cheque.

Al confirmar:

• el recibo queda Anulado por el cheque rechazado;
• todo lo que saldaba vuelve a A cobrar y a la cuenta del cliente, con su vencimiento original;
• lo que había quedado a cuenta también se quita;
• si estaba en cartera, su importe sale de la cartera; si ya se depositó, sale del banco donde lo depositaste, con la fecha del rechazo;
• las cobranzas electrónicas del recibo se corrigen con sus notas de crédito.

El rechazo nunca queda antes de lo que deshace. Si la fecha que pusiste es anterior a cuando cargaste el cobro, el depósito o el endoso (por ejemplo, un depósito que cargaste tarde), Bigu lo registra en el momento de esa carga, para que Cartera y Banco muestren los movimientos en el orden real. La caja de efectivo no cambia. Si el banco ya usó esa plata, su cuenta puede quedar negativa: el rechazo igual se registra. El cheque queda Rechazado, con su fecha y motivo en Cuentas, en la lista de recibos con Anulados y en su ficha. Se conserva el depósito original. No se borra nada y repetir el rechazo no duplica los movimientos.

Necesitás los mismos permisos que para anular un recibo: Gestionar gastos, cuentas y pagos y Operar caja en la sucursal que lo recibió. Si estaba depositado, también necesitás esos permisos en la sucursal de la cuenta de banco, como al depositarlo.

Si estaba endosado a un proveedor, también queda anulado el recibo de ese endoso. Lo que saldaba vuelve a deberse al proveedor, con sus vencimientos originales, y se quita lo que le dejó a cuenta. Los pagos previos por otros medios se conservan. Necesitás permiso para anular ambos recibos en sus sucursales y gestionar los documentos que pagaban. La cartera y el banco no suman plata por ese rechazo; el cheque conserva el endoso y su auditoría de rechazo.

Cobros sin recibo

Los cobros que se registran desde una venta, desde A cobrar o desde Trabajos aparecen en la lista como Cobro sin recibo, o con el nombre de su cobranza electrónica si la tiene. Así la lista dice todo lo que cobraste.

Se abren igual que un recibo, pero se leen nada más: se corrigen o se anulan desde lo que cobraron. Ver la venta o Ver el trabajo te lleva ahí.

Lo que se cobró al registrar una venta de contado es parte de la venta y no aparece acá, como tampoco lo que trajo una importación.

Buscar y filtrar

• La lista se lee como la de Ventas: el número del recibo y el cliente, la fecha, la forma de pago, a qué se vinculó, el importe, el Estado (Sin vincular o Parcial mientras le queda algo a cuenta; vinculado entero no lleva estado) y lo que queda A cuenta. En el celular, cada recibo va en dos renglones.
• Buscá por cliente o por número de recibo.
• Estado muestra Todos los vigentes, los que están Con saldo a cuenta sin vincular o los Anulados.
• Arriba, Cobrado este mes suma lo cobrado en el mes y A cuenta, sin vincular suma lo que los recibos tienen a cuenta.

Elegir las columnas de la lista

La lista muestra las columnas que elijas, y son tuyas: lo que cambies no cambia la lista de las demás personas del equipo.

1. Tocá Columnas, al lado del buscador.
2. Mostrá u ocultá cada columna con el ojo: Fecha, Forma de pago, Vinculado a, Importe, Estado, A cuenta y, con varias sucursales, Sucursal. Recibo y Cliente quedan fijas.
3. Cambiá el orden con las flechas o arrastrando la manija, y el ancho arrastrando el borde del título en la lista.
4. Restablecer columnas vuelve a las de siempre.

Recibos de pago en Compras

Compras › Recibos reúne los pagos a proveedores. Usá Nuevo recibo para pagar varias facturas o gastos del mismo proveedor en una sola operación. También lo encontrás en A pagar y en la cuenta del proveedor. En una factura confirmada con saldo, Registrar pago abre la hoja con el proveedor y esa factura elegidos; el importe empieza por su saldo y se aplica primero a ella.

1. Elegí el Proveedor y la Moneda.
2. Completá Fecha e Importe. La Serie y el Número son opcionales: cargalos si el proveedor te dio su recibo.
3. Elegí la Forma de pago. Para una transferencia podés indicar el banco. En efectivo, la caja tiene que estar abierta y la fecha debe ser la de hoy; un pago de otra caja o de otra fecha se rechaza.
4. Revisá la sucursal y la caja o cuenta de donde sale la plata. La sucursal se infiere de donde estás trabajando, de la factura elegida o de la única sucursal con documentos del proveedor; si hay varias, elegila.
5. Revisá Facturas y gastos a pagar. El importe se reparte primero a lo más viejo, en la moneda elegida, y podés cambiar cada aplicación. Si tildás facturas o gastos, el importe es la suma de lo que tildaste y, si lo escribís, se reparte sólo entre ellos, como en un recibo de cobro (ver Aplicar el recibo a lo que debe). Las notas de crédito ya aplicadas se descuentan del saldo pendiente.
6. Elegí Registrar recibo. El sobrante queda a cuenta del proveedor. Después abrí el recibo y elegí Vincular para aplicarlo a nuevas facturas o gastos, sin pagar dos veces.

La lista y la ficha funcionan como en Ventas: el recibo abre en la ventana grande, ‹ › pasan entre filas y Esc vuelve a la lista. Descargar PDF guarda el pago, sus aplicaciones y lo que queda a cuenta. Ver cuenta del proveedor abre su cuenta corriente. El PDF no sustituye la factura del proveedor.

Para registrar o anular necesitás Gestionar gastos, cuentas y pagos y Operar caja; para vincular, desvincular o corregir el papel, el primero; para consultar, Consultar información financiera. Los pagos directos anteriores aparecen como Pago sin recibo y se revisan donde se registraron.

Pagar con cheque

• Endosar de la cartera: elegí un cheque que siga en cartera; cada uno aparece con su número, su banco, su importe y la fecha desde la que se cobra, por ejemplo «5 oct.». Se usa entero, con su importe y moneda, y pasa a Endosado. La plata sale de la cartera, sin registrarla como un depósito en el banco. El recibo de cobro que lo trajo no se puede anular mientras esté endosado.
• Cheque propio al día: cargá su número y banco y elegí la cuenta de banco. La fecha del recibo y la de cobro tienen que ser las de hoy.
• Cheque propio diferido: cargá su número y banco, elegí la cuenta de banco y la Fecha de pago. La fecha tiene que ser posterior a la emisión (la fecha del recibo) y hasta 180 días después, según los artículos 72 y 73 de la Ley de Cheques. La factura queda saldada al entregarlo. El banco lo muestra A debitar, separado del saldo disponible, y lo descuenta automáticamente al empezar ese día en la zona horaria del negocio.

Un cheque propio sale de una cuenta de banco de la sucursal que paga, en la moneda del recibo. Si no hay ninguna, el lugar de Cuenta muestra qué falta y Ir a Cuentas te lleva a Dinero › Cuentas para crearla con Nueva cuenta; sin esa cuenta, Registrar recibo no deja seguir. Si no podés crear cuentas, la hoja te pide que se la pidas a quien administra el negocio.

Corregir o anular un recibo de pago

Editar permite corregir la serie, el número opcional y la nota, y la fecha cuando no sea efectivo ni cheque. El importe, el proveedor y la forma de pago se cambian anulando y registrando otro. Cada corrección queda en el historial.

Para anular, elegí ⋯ › Anular recibo, escribí el motivo y confirmá. Lo aplicado vuelve a deberse y la plata se revierte en su caja o cuenta, con las mismas reglas de caja. Si fue un endoso, el cheque vuelve a la cartera. El recibo anulado se conserva en Anulados, con su motivo; no se deshace.

Corregir la fecha del débito de un cheque propio diferido

Abrí el recibo de pago y elegí Corregir fecha del débito. Indicá cuándo lo debitó o lo va a debitar el banco y elegí Guardar fecha. El débito pasa a ese día; la fecha de pago escrita en el cheque y lo saldado al proveedor se conservan. El débito no puede ser anterior a esa fecha de pago. La corrección queda en el historial, con quién la hizo y las fechas anterior y nueva. Necesitás los mismos permisos que para pagar al proveedor.

Si anulás el recibo antes del débito, vuelve la deuda y desaparece el cheque A debitar, sin cambiar el saldo de hoy ni dejar un débito futuro. Después del débito, la anulación revierte el pago por el camino habitual del recibo, sin duplicar movimientos. El cheque propio al día mantiene su funcionamiento.