Configurar avisos y recordatorios de citas

Los mensajes de Agenda informan sobre reservas y cambios de citas. Podés activar los avisos, elegir recordatorios y adaptar su texto. Bigu conserva los datos necesarios para que el cliente entienda qué cita está recibiendo.

Antes de empezar

Necesitás permiso para configurar Agenda. Revisá los teléfonos de los clientes y la dirección y contacto del negocio.

Estos avisos salen de un número automático que no recibe respuestas. Son diferentes del canal operativo de WhatsApp y los agentes.

1. Activá los avisos

1. Abrí Servicios › Agenda › Configuración › Mensajes al cliente.
2. En Avisos automáticos, activá Enviar mensajes por WhatsApp.
3. Revisá el contacto alternativo y los datos del negocio que aparecerán en la vista previa.
4. Guardá con Guardar mensajes.

Activar la opción no corrige teléfonos incompletos. Si la cita se creó sin contacto, no hay un celular al que enviar el aviso.

2. Elegí los recordatorios

En Recordatorios, seleccioná una de las opciones:

Opción	Cuándo se programa el recordatorio
Sin recordatorio	No se programa un recordatorio previo
2 horas antes	Cerca de la atención
24 horas antes	El día anterior
48 horas antes	Dos días antes
24 horas y 2 horas antes	Dos momentos previos

Los mensajes se envían entre las 08:00 y las 20:00 en la zona del negocio. Revisá esa condición si la hora de un recordatorio parece distinta de una simple resta sobre la cita.

Elegí Guardar mensajes después del cambio. Si aparece Configuración importada, elegir una opción estándar reemplaza esa configuración anterior.

3. Personalizá un escenario

1. Elegí el grupo y el escenario de mensaje que querés revisar. Por ejemplo, Reserva › Reserva confirmada.
2. Leé la descripción para saber cuándo se usa.
3. Editá Mensaje principal.
4. Agregá una Nota del negocio (opcional) si aporta una indicación útil.
5. Leé la vista previa completa.
6. Elegí Guardar mensajes.

La pantalla muestra el límite de cada campo: hasta 220 caracteres en el mensaje principal y 320 en la nota. Cambios sin guardar indica que todavía falta guardar. La vista previa permite revisar el mensaje sin enviarlo.

El estado Personalizado identifica los escenarios que modificaste. Los que no tocaste siguen usando el mensaje predeterminado de Bigu.

Qué datos agrega Bigu

No tenés que volver a escribir en cada texto:

• Nombre del cliente y estado de la cita.
• Servicio, fecha y hora local.
• Profesional y modalidad o dirección.
• Condiciones de seña y contacto.
• Indicación automática de cómo continuar.

La vista previa muestra el mensaje completo. Revisá también esos datos: una frase correcta no compensa una dirección equivocada.

En Seña › Seña pendiente, comprobá especialmente importe, plazo e instrucciones. El importe de cada reserva surge de su condición de seña.

Volver al texto predeterminado

1. Abrí el escenario personalizado.
2. Elegí Restaurar mensaje de Bigu.
3. Revisá la nueva vista previa.
4. Elegí Guardar mensajes.

Restaurar el texto de un escenario no es lo mismo que desactivar todos los avisos.

Revisar si un aviso salió

1. Abrí la cita desde Agenda › Gestionar.
2. Revisá su actividad de WhatsApp cuando esté disponible.
3. Leé el estado del mensaje por separado del estado de la cita.
4. Comprobá el número de contacto si hay un problema.

Una cita guardada o confirmada no prueba que el cliente recibió el mensaje. No dupliques la reserva para intentar provocar otro aviso.

La lista distingue En cola, Enviando, Enviado, Falló y Omitido, junto con el tipo de aviso y su fecha. Cuando fue omitido o falló, revisá el motivo que figura debajo.

Si el mensaje está en Falló y tenés permiso para confirmar citas, elegí Reintentar en ese mensaje. Bigu muestra Mensaje nuevamente en cola: todavía debe enviarse. No confirmes o reagendes otra vez la cita para forzar un aviso. Los recordatorios y avisos de reserva, seña, cancelación y reprogramación se procesan por separado del cambio operativo.

Recibir avisos en el negocio y el equipo

Agenda › Configuración › Mensajes al equipo controla los avisos internos de nuevas reservas. Se configura por separado de los mensajes que recibe el cliente.

1. Activá Activar mensajes.
2. Completá WhatsApp del comercio con el número que debe recibirlos. Ese número no se muestra a los clientes.
3. Si hay profesionales, elegí Reservas sin aviso personal para recibir las que no tienen profesional asignado o cuyos avisos personales están desactivados. Elegí Todas las reservas si también querés recibir las que llegan a cada profesional.
4. Elegí Guardar cambios y comprobá Avisos guardados.

Cada profesional configura Mi número de WhatsApp desde su propia cuenta, en Mis avisos de reservas. El negocio puede revisar Avisos personales para saber quién tiene avisos activos y cuándo recibe el comercio.

El envío interno ocurre en segundo plano cuando corresponde una nueva reserva y respeta los números y destinatarios configurados. Guardar los ajustes no envía una reserva de prueba ni sustituye la configuración de avisos al cliente. Un número del comercio incorrecto debe corregirse en esta misma pantalla; el número personal se corrige desde la cuenta de esa persona.

Para dejar de recibir estos avisos, desactivá Activar mensajes y guardá. Eso no desactiva los recordatorios al cliente.

Preguntas frecuentes

¿Puedo dejar avisos de cambios y quitar recordatorios?

Sí. Mantené los avisos automáticos y elegí Sin recordatorio.

¿El cliente puede responder a ese número?

El número de los avisos automáticos no recibe respuestas. Revisá que el mensaje conserve un contacto útil del negocio.

¿Tengo que personalizar todos los escenarios?

No. Podés usar los mensajes predeterminados y adaptar sólo los que necesites.

¿Por qué no puedo editar?

Revisá tus permisos y el estado de acceso del negocio. Una pantalla de consulta puede mostrar la configuración sin permitir guardarla.