Crear clientes y consultar su historial

Clientes reúne las personas y empresas con las que trabaja tu negocio. Una misma ficha puede relacionar citas, ventas, trabajos y cobros. Lo que podés consultar o modificar depende de tus permisos.

Antes de empezar

Buscá la ficha antes de crear otra. Para dar de alta un cliente necesitás su nombre; podés completar el contacto y otros datos después. Si necesitás emisión fiscal, revisá también la identidad y dirección fiscal correspondientes.

1. Buscá al cliente

1. Abrí Clientes.
2. Usá la búsqueda por nombre, razón social o RUT.
3. En escritorio, seleccioná la fila del directorio para ver su detalle.
4. En celular o una pantalla más angosta, usá Cambiar cliente para seleccionar entre los resultados.

Si no aparece, probá otra forma del nombre y revisá Ver archivados cuando tengas acceso a esa opción. No encontrar una ficha entre los activos no significa que se haya borrado.

2. Creá una ficha

1. Si el cliente no existe, elegí Agregar cliente.
2. En Nuevo cliente, completá Nombre completo o nombre comercial.
3. Revisá los campos que necesitás según esta tabla.
4. Elegí Guardar.
5. Comprobá el nombre y los datos de la nueva ficha.

Sección o campo	Qué cargar
Identidad fiscal	Razón social, RUT, dirección fiscal y ciudad cuando correspondan
Contacto operativo	Teléfono, email, dirección operativa y ciudad
Plazo	Días que usás como condición de pago
Tope fiado	El límite comercial que querés registrar para la ficha
Notas del perfil	Una observación interna general; las notas de cada atención se agregan desde Historial

La dirección fiscal y la operativa pueden ser diferentes. Un perfil de acceso limitado a contacto no muestra todos los campos fiscales, comerciales o internos.

Resultado esperado: la ficha queda disponible para seleccionarla en operaciones nuevas. Crear el cliente no registra una venta, una deuda ni un cobro.

3. Actualizá sus datos

1. Seleccioná al cliente.
2. En Datos del cliente, elegí Editar datos.
3. Cambiá los campos necesarios.
4. Elegí Guardar perfil.
5. Comprobá el mensaje Ficha actualizada.

Si no querés conservar la edición, elegí Cancelar. Las fichas archivadas no se editan como clientes activos: primero revisá si corresponde reactivarlas.

Consultar el historial sin salir de la ficha

Al seleccionar un cliente se abre Historial. Arriba encontrás el resumen disponible, como la próxima cita, la última atención y las notas destacadas en Para recordar. Los saldos sólo aparecen si tenés acceso financiero.

1. Recorré la actividad, agrupada por fecha desde lo más reciente.
2. Usá Buscar en el historial, el tipo de actividad y las fechas para acotar lo que buscás. Podés ver sólo ventas, notas o archivos, por ejemplo.
3. Abrí una fila para consultar su detalle en el mismo lugar. Una venta puede mostrar sus líneas, pagos y saldo pendiente; una nota muestra el texto completo y sus adjuntos.
4. Elegí Ver actividad anterior para seguir hacia atrás.
5. Si necesitás operar sobre el registro, usá Abrir operación y después volvé a la ficha.

El historial reúne los registros vinculados a ese cliente y autorizados para tu usuario: ventas, trabajos, citas, movimientos de dinero, recurrencias, documentos fiscales, entregas, posventa y pedidos, además de notas y cambios de identidad registrados. Una venta, su vencimiento y un pago describen hechos diferentes. Los saldos del resumen representan la situación actual.

No todos los registros antiguos permiten reconstruir cada cambio. Bigu distingue fechas sin hora, fechas desconocidas e información importada; una búsqueda sin resultados no demuestra que una atención nunca ocurrió. Si falla una lectura, aparece una opción para reintentar.

Agregar una nota de atención

1. En Historial, elegí Agregar nota.
2. Escribí lo que querés recordar: una preferencia, lo conversado durante la consulta o cómo quedó un trabajo.
3. Revisá la fecha en la zona del negocio. Si sólo conocés el día, desactivá la opción de incluir la hora.
4. Adjuntá fotos o documentos si ayudan a explicar la nota.
5. Si sos el dueño, revisá Quién puede verla. Podés compartirla con el Equipo con acceso a atención o elegir Sólo el dueño.
6. Marcá Destacar en la ficha del cliente cuando sea algo útil para futuras atenciones.
7. Elegí Guardar nota y comprobá que aparezca en el historial.

También podés elegir Agregar nota a esta atención desde el detalle de una venta, un trabajo o una cita. El vínculo mantiene juntos el contexto y la nota. Las notas son de uso interno: guardarlas no envía un mensaje al cliente.

Fotos y documentos

Cada nota admite hasta 10 archivos de 100 MiB cada uno, en JPEG, PNG, WebP o PDF. Escribí una nota o descripción junto a los archivos. Al abrir una nota podés ver las fotos, previsualizar un PDF y descargar los archivos a los que tenés acceso.

Si una subida falla, elegí Reintentar. Para guardar sin ese archivo, quitá el intento fallido de forma explícita; mientras quede una subida pendiente no se guarda la nota. Los adjuntos mantienen la visibilidad de su nota y requieren acceso al negocio para abrirse.

Corregir, destacar y recuperar notas

Abrí la nota y elegí Editar nota o Destacar nota. Cada integrante autorizado puede modificar sus propias notas; el dueño puede modificar todas. Si otra persona cambió la nota mientras la editabas, revisá el aviso antes de volver a guardar.

El dueño puede elegir Eliminar nota y confirmar. La nota y sus archivos pasan a Papelera, desde donde se pueden Restaurar durante 30 días. Una vez vencido ese plazo, dejan de ser recuperables desde la ficha. Archivar un cliente conserva su historial; para agregar o editar notas, reactivá primero al cliente.

Consultar la cuenta corriente

Si tenés acceso financiero:

1. Seleccioná al cliente, abrí Cuenta corriente y revisá los movimientos y Me debe.
2. Identificá qué venta, trabajo o cobro explica el saldo antes de corregirlo.
3. Usá Ver ventas o Ver trabajos para seguir el origen, según la actividad disponible.
4. Para ingresar dinero recibido, seguí A cobrar.

Un saldo a favor no es lo mismo que un cobro recién recibido. Puede estar relacionado con un crédito o una devolución. Revisá las monedas de los saldos en lugar de sumar importes de monedas diferentes.

Para cuotas o abonos mensuales, consultá Recurrencias. Cargar un plazo o tope fiado en los datos del cliente no crea una recurrencia ni registra dinero.

Asistencia y citas

Para el resumen específico de asistencia, elegí Asistencia en el selector de otras vistas de la ficha. También podés consultar el historial de Agenda dentro de los permisos de tu agenda. Un perfil con acceso limitado puede mostrar Ver historial de citas en Datos.

Si una cita quedó con identidad por revisar, resolvela desde Agenda con los datos correctos. No atribuyas una ausencia sólo por coincidencia de nombre. Las condiciones de futuras reservas se explican en Señas y asistencia.

Elegir un cliente dentro de una operación

En el campo Cliente de una venta u otro formulario, escribí nombre, teléfono o RUT y seleccioná la ficha de los resultados. Comprobá el contacto y la identidad fiscal que aparecen junto al nombre. Escribir un nombre sin seleccionar un resultado no vincula la operación.

Si hay demasiadas coincidencias, afiná la búsqueda. Si no existe, crealo desde Clientes y volvé al formulario; si está archivado, reactivá su ficha original. Para fusionar, el selector excluye la ficha que vas a eliminar.

Corregir el saldo del cliente

1. Abrí Cuenta corriente en la ficha y elegí Corregir saldo.
2. Elegí Tengo que bajar el saldo, Tengo que cobrar una diferencia o Tengo que devolver plata según lo ocurrido.
3. Elegí la moneda si hay más de una y completá Monto.
4. Si devolvés dinero, elegí Método. Comprobá el saldo a favor y el importe real del reintegro; necesitás permiso para operar dinero.
5. Revisá Al confirmar, elegí Registrar corrección y comprobá Corrección registrada y los movimientos de la cuenta.

Bajar el saldo reconoce un descuento o diferencia a favor del cliente; subirlo agrega una deuda. Ninguno mueve stock o Caja. Tengo que devolver plata registra la salida efectiva y consume el crédito del cliente: no lo uses si todavía no devolviste el dinero.

Para devolver productos necesitás las líneas de la venta original: abrila y seguí Corregir venta o Posventa. La ficha por sí sola no identifica qué producto volvió.

Archivar y volver a activar

Archivar una ficha

1. Seleccioná al cliente.

2. En Datos del cliente, elegí Más acciones.

3. Elegí Archivar cliente.

4. Revisá el nombre en la confirmación y elegí Archivar cliente nuevamente.

El cliente deja de aparecer entre los activos y no puede elegirse en operaciones nuevas. Su historial se conserva.

Reactivar una ficha

1. Desde Clientes, elegí Ver archivados.
2. Seleccioná la ficha.
3. Abrí Más acciones.
4. Elegí Volver a activar.
5. Comprobá que vuelva al directorio de activos.

Fusionar dos fichas de la misma persona

La fusión traslada la historia a una ficha y elimina definitivamente la duplicada. Antes de confirmar, revisá cuál se conserva.

1. Abrí la ficha duplicada que querés quitar.
2. Elegí Más acciones › Fusionar con otro cliente.
3. Comprobá el nombre bajo Ficha que se elimina.
4. En Ficha que se conserva, buscá y seleccioná la ficha correcta.
5. Leé el resumen: la historia pasa a la ficha destino; sus campos vacíos se completan con datos de la duplicada.
6. Elegí Fusionar clientes sólo cuando ambas correspondan a la misma persona o empresa.
7. Revisá la ficha que quedó y su historial.

Si tienen RUT distintos, Bigu bloquea la fusión para no mezclar historias fiscales. Podés usar Elegir otra ficha o Archivar este duplicado. Archivar mantiene las fichas separadas; no traslada su historia.

Preguntas frecuentes

¿Puedo crear un cliente sin teléfono o email?

Sí, el nombre es obligatorio y podés completar el contacto después. Revisalo antes de usar la ficha para seguimiento o comunicaciones.

¿Por qué no veo saldos, notas o datos fiscales?

Depende de los perfiles asignados en Equipo y permisos. Profesional permite consultar clientes y editar contacto, con su propio alcance de agenda. El dueño puede agregar Atención al cliente para leer el historial de atención compartido y crear notas. Ese acceso no habilita dinero, datos fiscales ni la agenda de otros profesionales.

Las notas visibles para el equipo de atención pueden consultarlas sus integrantes autorizados aunque las haya escrito otra persona; cada integrante edita las suyas. Las notas Sólo el dueño y la papelera quedan reservadas al dueño. La observación interna antigua del perfil conserva sus permisos y no se convierte automáticamente en una nota compartida.

¿Por qué no veo Agregar cliente?

La acción requiere permiso para crear. Tampoco se muestra en la vista de archivados: elegí Ver clientes activos para volver.

¿Cómo distingo archivar de fusionar?

Archivar retira una ficha del uso habitual y permite reactivarla. Fusionar elimina la ficha origen y traslada su historia a la que elegiste conservar.

¿Qué hago si no se realizó la fusión?

Leé el error de la revisión. No vuelvas a confirmar con otra persona sólo para superar un conflicto: comprobá ambas identidades y elegí la alternativa que corresponda.