Crear una compra y registrar lo recibido

Una orden de compra permite preparar lo que vas a pedir y compararlo con lo que llega. En Bigu, pedido, recepción, factura y pago tienen pasos propios.

Una compra, cuatro momentos

Recibís tres productos de $ 250 cada uno y la factura llega después.

1. 1
   PedidoCrear y aprobar

   Dejás preparado lo que vas a comprar.

   3 unidades · $ 750
2. 2
   RecepciónRecibir sin factura

   Registrás la mercadería que llegó.

   +3 al stock
3. 3
   FacturaRegistrar pendiente

   Vinculás la factura a lo recibido.

   $ 750 a pagar
4. 4
   PagoRegistrar $ 250

   Dejás constancia del dinero entregado.

   Quedan $ 500

Recibir sin factura aumenta el stock, pero todavía no crea la deuda en A pagar. La factura posterior no vuelve a sumar esas unidades.

1. Prepará el proveedor

1. Abrí Compras › Proveedores.
2. Buscá si ya existe antes de elegir Agregar proveedor.
3. Completá nombre, contacto y plazo de pago.
4. Guardá y comprobá la ficha.

Asociar productos al proveedor facilita próximas compras. Archivar la ficha la retira de nuevas selecciones y conserva el historial. Seguí Proveedores y cuenta corriente para editar su contacto, revisar saldos o abrir sus compras.

2. Armá la orden

1. Abrí Compras y elegí Nuevo pedido.
2. Elegí el Proveedor.
3. Agregá productos, cantidades y costos finales con IVA incluido.
4. Revisá descuentos por producto y el descuento general, si corresponden.
5. Completá Referencia, Fecha de entrega, horario, dirección y condiciones de pago cuando sean útiles.
6. Escribí las observaciones para el proveedor.
7. Revisá el resumen y elegí Crear orden.

La orden queda como borrador; todavía no aumenta stock ni prueba que el pedido se envió.

En Producto, buscá por nombre o código y seleccioná el resultado. El selector muestra costo y stock; en una compra tiene en cuenta el proveedor elegido. Si ya agregaste un producto, modificá su cantidad en la línea existente. Podés quitar líneas del borrador y volver a agregarlas antes de aprobar.

3. Aprobá y compartí el pedido

1. Abrí la orden y revisá sus líneas.
2. Si hiciste cambios, elegí Guardar cambios.
3. Elegí Aprobar el pedido.
4. Usá Descargar orden si necesitás el documento para compartirlo.
5. Después de enviarlo por el canal acordado, elegí Marcar enviada.

Marcar enviada registra el estado del pedido. No lo confundas con comprobar que el proveedor recibió un mensaje.

Desde una orden aprobada también podés Recibir directo si la mercadería llegó sin pasar por el estado enviada.

4. Revisá la mercadería que llegó

1. Abrí la orden.
2. Elegí Recibir mercadería o Recibir directo, según su estado.
3. En Revisá lo recibido, cargá la cantidad efectiva de cada producto.
4. Ajustá el costo recibido, con IVA incluido, si fue diferente.
5. Compará el total recibido con el documento y lo que tenés físicamente.

Si llegaron dos unidades de las tres pedidas, registrá dos. No confirmes tres para hacer coincidir la recepción con el pedido. Revisá el estado que queda al confirmar y coordiná por separado el faltante; no supongas que Bigu creó otra recepción futura.

5. Elegí si ya tenés factura

Acá registrás la factura que te entrega el proveedor. En Factura y pago, elegí Modo de recepción según el documento que tenés:

Registrar factura

1. Completá Número de factura y Fecha de factura.
2. Elegí Estado inicial: Pagada, Pendiente o Pago parcial.
3. Si queda saldo, completá Vencimiento.
4. Si pagaste, indicá Medio, Fecha del pago e importe cuando sea parcial.
5. Elegí Confirmar recepción.

Un pago parcial debe ser mayor a cero y menor al total. Por ejemplo, sobre $ 750 UYU, registrar $ 250 UYU pagados deja $ 500 UYU pendientes.

Recibir sin factura

1. Elegí Recibir sin factura.
2. Revisá el aviso Falta factura.
3. Elegí Confirmar recepción.

Este camino suma lo recibido al stock, pero no afecta A pagar ni Caja. Cuando llegue la factura, volvé a la misma orden:

1. Buscá Falta factura.
2. Completá los datos del documento y su pago.
3. Elegí Registrar factura.

El estado Pendiente requiere vencimiento. Revisá el calendario y el valor completo antes de guardar; si aparece un error, resolvelo antes de volver a confirmar.

No vuelvas a recibir los productos para cargar el documento: ya están en el inventario.

Comprobá la compra

Revisá la recepción, la factura del proveedor y los Pagos conciliados: son los pagos vinculados a esta compra. Si quedó deuda, continuá desde A pagar. No repitas la salida como movimiento manual de Caja.

Si una fecha guardada no coincide con el documento: revisá el dato en el detalle y consultá desde Soporte antes de continuar. No vuelvas a recibir la mercadería para corregir la fecha.

Para ingresar una foto o PDF con mercadería y gastos, usá Facturas de proveedor.

Pagar una factura pendiente

1. Abrí Dinero › A pagar y seleccioná la factura del proveedor.
2. Comprobá el saldo y completá Pagué con lo que efectivamente pagaste.
3. Elegí Método y pulsá Registrar.
4. Revisá el saldo restante y el pago vinculado a la factura. Si pagaste todo, deja de quedar pendiente.

El importe debe ser positivo y no superar el saldo. Registrar un pago parcial conserva el resto por pagar y registra sólo la salida realizada. Necesitás permiso para pagar proveedores; no vuelvas a cargar ese importe en Caja.

Consultar compras anteriores

Usá Buscar compras por proveedor o número de pedido y el selector Estado: Todos, Para revisar, Para enviar, En camino, Recibidas o Canceladas. Abrí una fila para ver el documento y usá Volver a compras para regresar a la lista. La paginación permite recorrer el resto de resultados.

Si llegaste desde una ficha de proveedor, Ver compras de todos los proveedores elimina esa selección. Ver facturas abre los documentos recibidos, con su número, proveedor, fecha y estado.

Cancelar una orden abierta

Abrí la orden en borrador, aprobada o enviada y elegí Cancelar pedido. Comprobá que quede Cancelado. Una orden recibida ya está cerrada para esta acción: revisá la devolución o corrección del documento según lo ocurrido. Cancelar una orden abierta no registra una recepción ni un pago.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no aparece la compra en A pagar?

Puede ser un borrador, un pedido todavía no recibido o una recepción marcada Falta factura. También puede estar completamente pagada. Abrí la orden y revisá esos estados.

¿Por qué no puedo aprobar?

Si modificaste un borrador, primero guardá. También necesitás al menos un producto válido y permiso para aprobar.

¿Puedo cancelar un pedido?

Usá Cancelar pedido cuando esté disponible y revisá su estado. No equivale a revertir mercadería o pagos ya registrados.

¿Los costos se cargan sin IVA?

En el catálogo y la orden, los costos son finales, con IVA incluido. La lectura de una factura que imprime precios netos tiene su propio tratamiento en Facturas de proveedor.