Pedir señas y gestionar ausencias

Una seña reserva una parte del importe del servicio. Bigu permite exigirla siempre para un servicio o aplicar protección a clientes con ausencias reiteradas. Solicitar una seña y registrar que la recibiste son hechos distintos.

Cargar un importe de seña en el catálogo no hace que toda reserva lo exija: también importa la condición del servicio y si se aplica la protección ante ausencias.

Pedir seña necesita las herramientas Llevar la caja y Controlar cobros pendientes: la seña entra a la caja y queda a favor del cliente hasta que se usa. Si el negocio todavía no las usa, Bigu te pide activarlas en Tu negocio › Herramientas antes de exigir la seña en un servicio, prender la protección ante ausencias o exigírsela a un cliente.

Esas herramientas tienen que venir con tu plan. En el plan gratis Bigu no ofrece señas, tampoco durante el mes de prueba del alta: la seña queda a favor del cliente después de que la prueba termina. Para pedirlas, pasá a un plan que las incluya desde Tu negocio › Suscripción.

Para un servicio de $ 1.200 UYU con seña de $ 300, solicitarla todavía no registra dinero. Después de comprobar y registrar esos $ 300, la cita queda confirmada y la seña se descuenta del trabajo que la completa; quedan $ 900 por cobrar.

La seña cuenta cuando registrás el ingreso

Servicio de $ 1.200 UYU con una seña de $ 300 UYU.

La solicitastePendiente de seña

Importe solicitado

$ 300

Dinero registrado

$ 0

Siguiente paso

Comprobar si llegó antes del plazo

Comprobaste y registraste el ingresoSeña recibida

Medio recibido

Transferencia

Acción

Marcar seña recibida

Seña para aplicar al trabajo

$ 300

Saldo del trabajo después de aplicar la seña

$ 900 UYU

1. Definí el importe del servicio

1. Abrí Trabajos › Servicios y editá el servicio.
2. En Opciones de seña, revisá el Importe fijo en la moneda del servicio.
3. Guardá el servicio.
4. En su configuración de Agenda, revisá cuándo se exige seña y las alternativas por profesional.

La seña propia de un profesional puede ser diferente. Revisá todas las alternativas que el cliente pueda reservar. No alcanza con completar un importe general si otra alternativa sigue incompleta.

Exigir seña en todas las reservas del servicio

1. Abrí Trabajos › Servicios, seleccioná el servicio y, en Reserva en Agenda, elegí Editar reserva.
2. En Cuándo pedir seña, elegí Pedir siempre.
3. Comprobá que el importe de seña esté completo: es la Seña del servicio, que se cambia con Editar.
4. Elegí Guardar cambios.

Esta condición exige seña para las reservas nuevas de ese servicio aunque la protección automática esté desactivada. No modifica las condiciones de una cita anterior.

2. Completá cómo debe pagar el cliente

1. Abrí Agenda › Reservas online.
2. Abrí la sección Condiciones de reserva.
3. Completá Instrucciones generales para pagar la seña (opcional) con la cuenta, alias o indicaciones para pagar.
4. Elegí Guardar borrador y publicá los cambios con Revisar y publicar.

Bigu genera el mensaje de seña y muestra el importe de la reserva. El servicio no tiene textos propios. En Equipo, abrí la ficha y elegí Configurar agenda y completá Instrucciones para pagar (opcional) si cobra en su propia cuenta. Estas instrucciones reemplazan las del local; si las dejás vacías, vuelve a usar las generales. Si tampoco hay instrucciones generales, el cliente ve «Coordiná el pago de la seña directamente con el negocio».

Cambiar estas instrucciones afecta a las reservas nuevas. Las existentes conservan el importe, destinatario e instrucciones acordados.

Por ejemplo: explicar a qué cuenta transferir y cómo comunicarse con el negocio. Las instrucciones informan; no verifican por sí solas un pago externo.

3. Activá protección ante ausencias, si la necesitás

En Condiciones de reserva › Protección ante ausencias:

1. Elegí si querés aplicar la protección automática.
2. Definí cuántas ausencias se consideran y en qué período.
3. Elegí todos los servicios o una selección.
4. Completá los importes que Bigu señale como pendientes. Las instrucciones son opcionales.
5. Elegí Guardar borrador y revisá la publicación de los cambios.

La configuración inicial muestra dos ausencias en los últimos 180 días y empieza desactivada. Podés cambiar ambos valores antes de activarla. Seleccionar todos los servicios también incluye los que publiques después; los servicios gratuitos no requieren seña.

Si abrís un servicio desde esta configuración para completar su importe, guardá el servicio y después guardá el borrador de la página o publicala. Son registros distintos.

Desactivar la protección automática no quita las señas que un servicio exige siempre.

La condición Paga en el local puede permitir reservar sin seña si no aplica la protección. Revisá el resultado en Reservas online.

Registrar una cita que requiere seña

Al crear una cita, Bigu muestra la condición que corresponde al servicio y al cliente. Elegí:

Opción	Cuándo usarla
Solicitar seña	Todavía no recibiste el dinero
Seña ya recibida	Verificaste el ingreso y conocés el medio utilizado
Omitir seña	Hacés una excepción y dejás un motivo

Si ya verificaste el adelanto, elegí Seña ya recibida y el medio correcto. No lo vuelvas a cargar como un ingreso manual de caja.

Una seña por transferencia, tarjeta u otro medio sin efectivo no necesita abrir la jornada de Caja: Seña ya recibida se ofrece aunque la caja nunca se haya abierto, con Transferencia como medio. Conserva los permisos para registrar dinero y el destino del cobro. Si elegís Efectivo y la caja todavía no se abrió, Bigu lo dice y Abrir caja la abre ahí mismo, en una ventana chica, sin perder la cita que estás cargando.

Elegí la condición de seña antes de buscar el horario. Para solicitar una seña pendiente, Bigu necesita al menos dos horas de margen; recibirla antes de crear la cita u omitirla con motivo permite revisar horarios más próximos, según la disponibilidad. El formulario muestra el plazo concreto.

Resolver una seña pendiente

1. Abrí la cita en Agenda, o buscala en Agenda › Por confirmar, donde la fila muestra el importe y hasta cuándo vence.
2. Revisá Pendiente de seña, el importe y el plazo que muestra.
3. Comprobá si el dinero llegó por el medio acordado.
4. En Medio recibido, elegí cómo ingresó. Desde Por confirmar, Seña recibida abre una ventana con el mismo dato.
5. Elegí Marcar seña recibida.
6. Comprobá Seña recibida y cita confirmada y el ingreso registrado.

Seleccionar un medio de pago todavía no registra el ingreso: confirmalo sólo después de comprobarlo.

Registrar la seña confirma la cita y deja el ingreso asociado para descontarlo del trabajo que la completa. Requiere permiso para gestionar citas, leer información financiera y operar Caja, además del acceso a cobros. Por transferencia u otro medio sin efectivo se registra aunque la caja todavía no se haya abierto; en efectivo, Abrir caja la abre ahí mismo. Los avisos de Google Calendar se revisan por separado; no requieren cobrar otra seña ni crear otra reserva.

Si vas a hacer una excepción, elegí Omitir seña: se abre una ventana donde completás Motivo de la excepción y confirmás con Omitir seña. La cita queda confirmada con la excepción registrada, sin ingreso de dinero. Esta acción usa el permiso para confirmar citas. No registres dinero recibido para resolver una excepción.

Una captura de transferencia enviada por el cliente no sustituye la comprobación del ingreso.

Cuando vence el plazo de la seña

La reserva conserva el importe, las instrucciones y el plazo acordados al crearse. Si continúa pendiente al vencer, Bigu procesa su vencimiento, cancela esa reserva por falta de seña y libera el horario. No necesitás una acción manual llamada vencer seña.

Comprobá el estado antes de registrar dinero que llegó tarde: el horario pudo volver a reservarse. Si ya venció, revisá disponibilidad y coordiná la nueva cita con el cliente. El aviso de vencimiento puede quedar en cola o fallar como cualquier otro mensaje.

Cancelar una cita que ya tenía seña

Abrí la cita y elegí Cancelar: en la ventana Cancelar cita, indicá el motivo. Cuando hay una seña recibida, la ventana pregunta por Devolución de la seña:

• No corresponde devolución.
• Devolución pendiente.
• Ya fue devuelta.

Elegí lo que efectivamente acordaste o realizaste antes de confirmar Cancelar cita. No marques “Ya fue devuelta” si todavía falta hacer la devolución.

El selector deja constancia del estado de la devolución; no envía una transferencia. Revisá el rastro del dinero antes de cargar un movimiento adicional. Si la seña ya se reintegró al anular el trabajo de la cita, figura como Seña devuelta y cancelar no vuelve a preguntar por ella.

Anular el trabajo de una cita con seña

Anular el trabajo que completó la cita (desde su detalle, Anular trabajo) la reabre: vuelve a Confirmada, aparece otra vez para completar y se completa con otro trabajo desde Completar y cobrar. El historial del cliente muestra Cita reabierta.

En La plata, la seña aparece como un cobro más del trabajo, con su medio y su día, y se devuelve con las mismas reglas que los demás cobros. La diferencia: aunque se haya cobrado con tarjeta hoy, no se ofrece anular el pago en el POS, porque ese pago es de la cita.

Al anular…	Qué pasa con la seña
Dejar saldo a favor	Queda a favor del cliente y sigue disponible para la cita: el próximo trabajo la vuelve a descontar.
Devolver como se cobró	Vuelve con el resto (si fue por transferencia, queda por transferir). La cita la muestra como Seña devuelta y el próximo trabajo cobra el precio completo.
Elegir cuánto devolver de cada cobro	Si devolvés algo de la seña, la cita la muestra devuelta y lo que no devolvés queda de saldo a favor. Si no la tocás, sigue disponible para la cita.

Si después devolvés ese saldo a favor desde la ficha del cliente (Tengo que devolver plata), el reintegro sale primero de los cobros que no son la seña y, si no alcanza, de la seña. Lo que se devolvió de la seña ya no se descuenta del próximo trabajo: la seña nunca se descuenta dos veces.

La comisión de quien atendió se descuenta del trabajo anulado y vuelve con el que completa la cita de nuevo.

Registrar o corregir una ausencia

Si la persona no asistió, esperá a que termine el horario de la cita, abrila y elegí No vino. Cancelar con aviso o reagendar no suma una ausencia.

Si la marcaste por error:

1. Abrí la cita.
2. Elegí Corregir ausencia.
3. Escribí el motivo de la corrección.
4. Elegí otra vez Corregir ausencia y comprobá Ausencia corregida. Registrá el resultado de la cita.
5. La cita vuelve a Confirmada. Registrá el resultado correcto de esa atención. La corrección quita la ausencia del cómputo; no crea un trabajo ni un cobro.

Revisar la asistencia y cambiar la condición de un cliente

1. Abrí la ficha del cliente, elegí Asistencia entre sus vistas y revisá Historial de asistencia.
2. Revisá cuántas ausencias registra dentro del período de la política y si la protección automática está activa.
3. En Condición para próximas reservas, elegí Aplicar la regla del negocio, Pedir seña en servicios protegidos o Exceptuar de la regla por ausencias.
4. Escribí Motivo del cambio y elegí Guardar condición.
5. Comprobá Condición guardada para próximas reservas y el último motivo.

Necesitás permiso para configurar asistencia. La condición afecta futuras reservas de ese cliente; no cambia las citas anteriores ni exime los servicios que siempre piden seña. Resolver una identidad ambigua evita aplicar la condición a otra persona con el mismo nombre.

Preguntas frecuentes

¿Cambiar la política modifica las citas existentes?

No. Las citas conservan las condiciones de seña acordadas al crearse. El cambio aplica a futuras reservas.

¿Cómo cobro el resto de la atención?

Usá Completar y cobrar desde la cita: el trabajo se abre con el servicio de la reserva y la seña se descuenta del trabajo. El resumen la muestra como Seña − $ 300 y el botón cobra el saldo: Confirmar trabajo $ 900, o Registrar a crédito para dejarlo en la cuenta del cliente. Si la seña cubre el total, el botón dice Registrar y no se cobra nada. Si no se pidió ni recibió seña, se cobran los $ 1.200. Seguí Completar la atención.

El trabajo no puede quedar por debajo de la seña ya cobrada: si cambiás precios o servicios, el total tiene que cubrirla. Las citas en dólares se completan, por ahora, con Completar y registrar trabajo.

¿La seña cambia de día o de caja al completar la cita?

No. La seña queda en el día y en la caja en que la recibiste: completar la cita no la vuelve a cobrar ni la muestra como cobrada hoy. En el trabajo aparece entre sus cobros como Seña de la cita, sin cobranza ni recibo propio, y cuenta para lo cobrado, para A cobrar y para la comisión de quien atendió.

¿Por qué no puedo activar la protección?

Leé los servicios o alternativas señalados. Puede faltar un importe válido para alguna de las reservas cubiertas. Las instrucciones de pago son opcionales; si faltan, el cliente debe coordinar con el negocio.