Presupuestos: armar, mandar y pasar a venta o a trabajo

Un presupuesto es lo que le ofrecés a un cliente antes de venderle: qué productos y servicios, a qué precio y hasta qué día vale. No es un comprobante fiscal: no descuenta stock, no registra cobros ni deudas y no se manda a DGI. Todo eso pasa recién cuando lo convertís en venta.

Lo encontrás en Ventas › Presupuestos. Si tu negocio no tiene Ventas, por ejemplo porque trabajás con agenda o hacés trabajos a domicilio, está en Trabajos › Presupuestos, y lo que en Ventas es una venta ahí se registra como trabajo: los botones dicen Registrar trabajo, Dejar pendiente y Ver trabajo. Para armarlos y cambiarlos necesitás permiso para gestionar Ventas o Trabajos; con alcance Propio, sólo para tus clientes.

Cada presupuesto lleva un número correlativo, N.º 1, N.º 2 y así, que ves en la lista, en la ficha y en el PDF.

Estado	Qué significa
Borrador	Lo estás armando y lo podés editar. No vence: si pasó su fecha, editalo y elegí otra antes de mandarlo.
Enviado	Ya se lo mandaste al cliente. Conserva lo que le ofreciste; para cambiarlo, usá Hacer una copia.
Aceptado	El cliente lo aceptó. Lo podés pasar a venta o a trabajo, aunque haya pasado la fecha de validez.
Vencido	Pasó el último día de validez sin que lo aceptara. Prepará uno nuevo con otra fecha.
Descartado	El cliente no aceptó un enviado o desistió de lo acordado. Ya no se convierte.

La lista y la ficha

Cada fila muestra el cliente, el asunto si lo cargaste, el número, la validez, el estado y el total. La fecha va corta, por ejemplo 28 oct.; lleva el año sólo si es distinto del actual. También ves Aceptado por el cliente, Trabajo pendiente o En la venta #326 (o En el trabajo #326), según corresponda. El número de venta o trabajo tiene un enlace para abrirlo.

Buscá por cliente, detalle o número y apretá Enter; con Estado ves sólo los de un estado. Se muestran los últimos 100 resultados: si buscás uno más viejo, afiná la búsqueda.

Tocá una fila para abrir su ficha encima de la lista. Las flechas ‹ › recorren los presupuestos que estás viendo. Esc y la X cierran la ficha y te dejan en la lista como estaba. En el celular ocupa toda la pantalla. Cada presupuesto tiene su propia dirección; si entrás directamente o recargás, se abre como página.

Arriba ves Presupuesto N.º 12, el estado y una línea con cliente, emisión y validez. Descargar PDF queda a mano. El botón principal muestra el próximo paso: Mandar al cliente en un borrador, Marcar como aceptado en un enviado y Pasar a venta en un aceptado. Pasar a trabajo queda al lado; si falta Servicios, se ve apagado con su explicación. Si tu negocio usa la puerta Trabajos, conserva los nombres Registrar trabajo y Dejar pendiente.

El menú ⋯ reúne Editar para un borrador, Hacer una copia, Invalidar enlace cuando hay uno abierto y Descartar cuando corresponde. Cada opción requiere su permiso. Hacer una copia crea otro borrador y abre la hoja con sus datos para que los revises. Descartar un enviado confirma El cliente no lo aceptó; para un trabajo pendiente confirma que el cliente desistió.

El cuerpo es la misma hoja del documento, con los datos actuales de tu negocio, como el PDF que descargás desde acá. La aceptación del cliente y su mensaje, el enlace a la venta y el trabajo pendiente aparecen aparte, arriba de la hoja. La copia que ya compartiste por enlace conserva sus datos originales.

Al crear o editar un borrador, Ver cómo le llega abre esta hoja con los datos que estás escribiendo, incluso antes de guardar. Necesitás una sucursal, un cliente y renglones con importes válidos. Cerrar la vista previa te devuelve al borrador; no guarda, no crea un cliente ni manda el presupuesto.

Armar un presupuesto

1. Abrí Presupuestos y tocá Nuevo presupuesto. Se abre una hoja sobre la pantalla donde estabas. La sucursal es la que estás mirando; si estás en Todas, Bigu usa la última donde preparaste un presupuesto y todavía podés guardar. Si no puede elegirla o sólo tenés lectura en la que estás mirando, te pide Sucursal dentro de la hoja. Con varias sucursales disponibles, podés cambiarla antes de agregar el primer renglón.
2. A la izquierda, buscá el Cliente. Si es tu primer contacto, tocá Crear cliente nuevo y completá sus datos: el cliente se crea al guardar el presupuesto. Si cerrás sin guardar, no se crea. Necesitás el mismo permiso que para crear clientes en Clientes; con alcance Propio, queda en tu cartera.
3. Escribí el Asunto y revisá Válido hasta. Tocá el calendario para cambiar la fecha; vale hasta ese día inclusive.
4. Revisá Condiciones: Bigu completa las que guardó el negocio. Si las cambiás y guardás un texto nuevo, Bigu lo propone en el próximo presupuesto. Borrarlas sólo las quita de este presupuesto; guardar un borrador viejo sin cambiarlas tampoco modifica las que propone el negocio. Escribí una línea por dato, por ejemplo «Forma de pago: 50 % al aceptar». Para agregar una aclaración, abrí Notas para el cliente.
5. A la derecha, buscá los Productos y servicios. Revisá la cantidad, el precio y el Descuento en porcentaje de cada renglón. Sin cargo deja ese renglón gratis y conserva su precio de referencia. Si cargás precios sin IVA, el campo lo dice y el total suma el IVA correspondiente.
6. Abajo, revisá el total. Guardar borrador guarda y abre la ficha. Mandar al cliente guarda y abre la tarjeta para revisar el mensaje y elegir WhatsApp o copiarlo: recién al compartir queda enviado.

Un presupuesto lleva hasta 40 productos o servicios distintos. Cada uno va una sola vez: para agregar más, cambiá su cantidad. Mientras está en borrador, ⋯ › Editar abre esta misma hoja con todos sus datos. Una copia también abre su nuevo borrador acá.

La X y Esc cierran la hoja. Si cambiaste algo sin guardarlo, Bigu te pregunta antes de salir. Al abrir la dirección directamente, ves la misma hoja como página. En el celular, los datos y renglones van en una columna y el total queda al pie.

Presupuestar por peso o volumen

Los productos en kg, g o l admiten hasta tres decimales y muestran su unidad en la hoja, el enlace y el PDF; el precio es por esa unidad. Los demás productos y los servicios llevan cantidades enteras.

Mandarlo por WhatsApp

1. En la ficha del borrador, tocá Mandar al cliente para abrir la tarjeta y revisá el mensaje: el saludo, el total, la validez, dónde va el enlace y la aclaración de que no es una factura.
2. Tocá Abrir WhatsApp: se abre el mensaje en el WhatsApp del cliente si tiene teléfono en su ficha, y si no, elegís el contacto. O tocá Copiar mensaje y enlace para pegarlo donde prefieras, por ejemplo en un correo. Mandalo vos: Bigu no manda nada por su cuenta.
3. Si todavía era un borrador, al tocar cualquiera de los dos queda Enviado: lo que ve el cliente ya no cambia.
4. Descargar PDF baja el presupuesto para mandarlo por otro medio.

Si ya lo entregaste por otro medio, tocá ⋯ › Marcar como enviado en la ficha del borrador. Para volver a mandar un enviado o aceptado vigente, abrí ⋯ › Mandar de nuevo.

El enlace se crea cuando tocás Abrir WhatsApp o Copiar mensaje y enlace, y vence a los 30 días: el mensaje dice qué día. Si lo volvés a mandar mientras le queda más de una semana y la copia es la misma, va el mismo enlace; si no, se crea uno nuevo. El cliente lo abre sin crear una cuenta y ve sólo ese presupuesto, con el logo y los datos del negocio, el asunto, los renglones, sus descuentos, las condiciones y el total que tenía al compartirlo. La dirección es la de la sucursal o, si no tiene, la del local principal. Si tampoco hay una, no se muestra; una sucursal virtual sale sin dirección. Nunca se usa el domicilio fiscal. Cambiar después el logo o la dirección no cambia esa copia. Con Descargar PDF se guarda el mismo documento; si bajás un borrador desde tu pantalla, dice Borrador, sin una fecha de emisión inventada.

La validez del presupuesto y el vencimiento del enlace son dos fechas distintas. Arriba de la hoja se ve Vale hasta, Venció, Lo aceptaste el… o si ya pasó a venta o a trabajo. Si lo descartaste, dice Ya no está disponible y no muestra la hoja ni sus acciones. Vencido, aceptado o convertido, se puede seguir leyendo y descargando, pero ya no se puede aceptar. Consultar por WhatsApp abre un mensaje hacia el número que tenía el negocio al compartirlo: lo manda el cliente desde su teléfono. Si no había un número, esa opción no aparece.

En la compu, el total y las acciones quedan a la derecha de la hoja. En el celular, el total, Aceptar y el ícono de WhatsApp quedan fijos abajo; al final de la hoja están el vencimiento del enlace, Descargar PDF y Hecho con bigu. Esa firma aparece sólo en la página, nunca en el PDF. La leyenda fiscal y los datos del documento corresponden al país del negocio. Si el enlace venció o fue invalidado, pide un presupuesto actualizado.

Para cortar el acceso antes, abrí ⋯ › Invalidar enlace y confirmá con Invalidar enlace. Quien tenga un enlace a ese presupuesto ya no puede abrirlo, también si lo mandó otra persona; las copias del PDF que ya haya descargado siguen en su poder. Si lo volvés a mandar, se crea un enlace nuevo.

Cuando el cliente responde

Si el cliente acepta, abrí el presupuesto y tocá Marcar como aceptado. Desde ahí lo podés pasar a venta o a trabajo cuando quieras.

Desde el enlace, el cliente toca Aceptar presupuesto, o Aceptar en el celular. Revisa el asunto y el total, puede dejarte un mensaje y confirma con Aceptar presupuesto. Desde ahí no paga nada ni se emite un comprobante fiscal. La página pasa a decir Lo aceptaste el… sin recargarse. Si falla la confirmación, conserva el mensaje y deja reintentar; la misma aceptación no se registra dos veces. Si lo marcaste vos, dice El negocio lo marcó como aceptado el…. El negocio ve el aviso en Hoy, con el cliente, el número, el total y el mensaje, y puede abrir la ficha. Sólo lo ve quien puede leer ese presupuesto. Sale de Hoy cuando lo pasás a venta o a trabajo, o lo descartás. Bigu no le manda un WhatsApp a nadie por esa aceptación.

Si pide un cambio en un presupuesto enviado, usá ⋯ › Hacer una copia en la ficha, o pedí la copia desde el chat: queda un borrador nuevo con cliente, asunto, condiciones, renglones y detalle, válido hasta siete días después de hoy. Se vuelven a validar el cliente, tu cartera y el catálogo. Conserva los precios por unidad del original y calcula el total con el modo de precios actual del negocio; revisalo antes de confirmar la copia. Si el presupuesto venció, también necesitás uno nuevo con la validez actualizada.

Pasar a venta

1. En un presupuesto enviado o aceptado, tocá Pasar a venta, o Registrar trabajo si tu negocio no tiene Ventas.
2. Elegí Contado o Crédito, como en Nueva venta. Con Contado, elegí el Medio de pago; con Crédito, queda con el plazo del cliente. Ves las opciones que tu rol puede registrar: un negocio sin A cobrar lo pasa al contado.
3. Si tiene productos, elegí la Ubicación de stock de donde salen.
4. Tocá Registrar venta, o Registrar trabajo.

La venta conserva el cliente, los renglones, los descuentos, lo que va Sin cargo y el total acordado, y descuenta el stock de sus productos. Al contado queda cobrada; a crédito, queda con el plazo del cliente. En el presupuesto y en la lista aparece En la venta #326, o En el trabajo #326, con el número real y un enlace para abrirla. En el detalle de la venta, el origen dice Presupuesto N.º 12 · Ver presupuesto; el enlace aparece sólo para quien puede leer ese presupuesto. Desde la venta completás el cobro y emitís el comprobante que corresponda.

Si el IVA del catálogo cambió desde que armaste el presupuesto, la venta conserva el total acordado con el IVA incluido, y Bigu te lo avisa. Si la confirmación falla, volvé a intentar: no se registra dos veces. Si la venta no se puede registrar, por ejemplo por falta de stock o de permiso, el aviso te dice qué revisar.

Pasar a trabajo pendiente

Necesitás tener Servicios activo. Si está apagado y podés escribir el presupuesto, Pasar a trabajo se ve apagado y explica: Para dejarlo pendiente, activá Servicios en las funciones de tu negocio. El chat te dice lo mismo.

1. En un presupuesto enviado o aceptado, tocá Pasar a trabajo, o Dejar pendiente si tu negocio no tiene Ventas.
2. Confirmá con Crear trabajo pendiente, o Dejar pendiente.

El presupuesto queda en Trabajos › Pendientes con el cliente, los renglones y los precios. Todavía no descuenta stock ni registra cobros ni comprobantes. Cuando hagas el trabajo, abrilo desde Pendientes y registralo con Pasar a venta, o Registrar trabajo.

Si el cliente desiste

Si el cliente no aceptó un enviado, o un trabajo pendiente no se va a hacer, abrí el presupuesto, tocá ⋯ › Descartar y confirmá con Descartar. Necesitás permiso para escribir ese presupuesto; si ya es un trabajo pendiente, también necesitás permiso para gestionar Trabajos y tener Servicios activo. Sale de Hoy y de Pendientes y queda Descartado: ya no se puede convertir. No mueve stock, caja ni DGI.

Desde el chat de Bigu

Podés pedirle al chat de Bigu que te diga qué presupuestos tenés pendientes, o que arme, mande, convierta o descarte uno: por ejemplo, «armale un presupuesto a Ana por el cambio de pastillas y el service». Para pasarlo a venta, decile si es al contado y con qué medio, o a crédito. Te muestra una tarjeta con lo mismo que harías en la pantalla, con los mismos permisos, y no cambia nada hasta que la confirmás. En WhatsApp, la confirmás desde el enlace de la tarjeta.

También podés indicar el asunto, un descuento por renglón, Sin cargo con su precio de referencia y las condiciones. Si no decís condiciones, Bigu completa las últimas guardadas por el negocio. Podés pedir una copia o descartar un enviado desde su tarjeta. Con «¿Lucía aceptó?» te cuenta si aceptó desde el enlace, cuándo y qué mensaje dejó.

Para mandarlo, el chat te prepara el mensaje. En la web trae los mismos botones, Abrir WhatsApp y Copiar mensaje y enlace, y si era un borrador queda Enviado al tocarlos. Por WhatsApp, el mensaje te llega con el enlace, que se crea en ese momento y vence a los 30 días; un borrador no se manda por ahí: confirmá Marcar como enviado desde su tarjeta y pedile el mensaje de nuevo. El mensaje se lo mandás vos al cliente, igual que desde la pantalla.