Configurar gastos habituales y ventas periódicas

Las recurrencias preparan cada mes un gasto o una venta a un cliente: la venta periódica. Sirven para alquileres, cuotas, membresías y abonos. Preparar un pendiente no paga al proveedor ni cobra al cliente.

Pertenecen al alcance de gestión desde Gestiona. Crear o modificar reglas y resolver sus importes requiere Gestionar gastos, cuentas y pagos. Registrar un cobro requiere además Operar caja. El negocio necesita el acceso correspondiente a gastos recurrentes o a cuotas y ventas periódicas de clientes; tener acceso a la ficha del cliente no habilita estas acciones por sí solo.

Para una limpieza mensual del 31 de octubre, confirmar $ 2.000 UYU crea un gasto pendiente de $ 2.000: todavía no registraste ningún pago. La próxima fecha es el 30 de noviembre; omitir octubre tampoco pausa noviembre.

Confirmar el mes todavía no es pagarlo

Limpieza mensual · importe variable · UYU

31 de octubreImporte por confirmar

Importe real del mes

$ 2.000

Decisión

Confirmar importe

Después de confirmarGasto pendiente

Gasto creado

$ 2.000

Pago registrado

$ 0

Próxima fecha mensual

30 de noviembre

Pendiente de pago

$ 2.000

Camino A: repetir un gasto

1. Registrá el gasto que usarás como base.
2. Abrí su detalle.
3. En ¿Este gasto se repite?, elegí Repetir este gasto.
4. Revisá el Concepto y continuá con importe y fechas.

Camino B: preparar una venta periódica

1. Entrá a Ventas › Periódicas.
2. Elegí Nueva venta periódica.
3. Elegí el Cliente: el alta necesita una ficha de cliente antes de continuar.
4. En Cuota, membresía o abono, escribí un concepto reconocible.
5. Revisá la moneda y cómo se cobra, y continuá con importe y fechas.

Por ejemplo, un abono mensual debe quedar asociado al cliente correcto. No reutilices otra ficha para poder completar el formulario.

También podés crearla desde la ficha del cliente, en Ventas periódicas › Agregar venta periódica. Los dos caminos abren el mismo formulario y guardan la misma regla.

Ver las ventas periódicas

En Ventas › Periódicas están las reglas del negocio, incluidas las pausadas y las terminadas. Buscá por cliente o concepto y filtrá por Estado: Todos los estados, Esperan atención, Activas, Pausadas o Terminadas. Columnas permite elegir qué ves en la tabla; al pie están la cantidad y las páginas.

Cada fila dice el cliente, qué incluye, cada cuánto se repite, el próximo cobro, el importe (o A confirmar) y el estado. Las que esperan atención van primero: importes por confirmar o cuotas que llegaron a su vencimiento y todavía tienen saldo, como en Hoy. Un cobro parcial sigue pendiente; una venta a crédito sin plazo queda en A cobrar sin aparecer como vencida.

Un vendedor ve sus reglas. Como las ventas periódicas no tienen una sucursal de origen, se consultan en Todas las sucursales. Si elegís una sucursal, la pantalla explica ese alcance y ofrece Ver todas las sucursales, sin mostrar una lista vacía ni permitir el alta desde esa vista.

Tocá una fila para abrir su ficha sobre la lista. Podés pasar a la anterior o siguiente con ‹ › y cerrar con Esc. En el celular ocupa la pantalla; abrir su dirección o recargarla muestra la ficha como página. Desde ahí ves las condiciones, el calendario, las próximas cuotas y las ya generadas, con el enlace a cada venta y Cobrar cuando tiene saldo. Ver cliente abre su ficha; Volver a la venta periódica te trae de vuelta.

En Hoy, Revisar los… del grupo de ventas periódicas abre Periódicas › Esperan atención. El enlace de una cuota sola conserva su destino para confirmar el importe o cobrarla.

Cómo se cobra cada venta

Como en Nueva venta, Bigu propone la condición, el plazo y el vendedor de la ficha del cliente y, donde la ficha no dice nada, los de su última venta. Al lado de lo que tomó de la última venta dice Como su última venta. Podés cambiar todo.

Cobro	Qué pasa con cada venta
Contado	Vence el día que se genera. Bigu no recibe la plata por su cuenta: Hoy te la muestra con Cobrar para que registres el cobro cuando entra.
Crédito	Vence con el Plazo de pago, contado desde el día de la venta, y Hoy te la recuerda ese día. Sin plazo no tiene vencimiento: queda en A cobrar y Hoy no la persigue.

El Vendedor se elige de las personas de Equipo › Personas y queda en cada venta; no escribís un nombre. Si falta alguien, agregá su ficha en Equipo. Si tu negocio factura, cada venta periódica queda en Ventas hasta que se facture y el formulario lo dice: lo explica el paso 5.

1. Elegí el tipo de importe

Importe	Qué hace Bigu
Fijo	Prepara el pendiente con el monto guardado
Cambia cada mes	Te pide el importe real antes de crear el pendiente

Para un importe fijo, completá Monto. En un cargo de cliente, elegí Pesos uruguayos o Dólares en Moneda.

En una venta periódica, el monto ya incluye el IVA: el campo dice Monto (IVA incl.), tanto al crearla como al editarla, aunque cargues los precios del catálogo sin IVA. Si tu régimen no discrimina IVA, y en los gastos, dice Monto.

Si el valor depende de consumo, horas o una factura que todavía no recibiste, usá Cambia cada mes. No guardes un importe aproximado como fijo esperando que Bigu lo corrija solo.

2. Definí cuándo empieza y guardá

1. En Primera vez, elegí la fecha de la primera obligación que debe preparar la regla.
2. En Termina (opcional), indicá una fecha de fin si ya la conocés.
3. Leé la frase que confirma el día de repetición mensual.
4. Elegí Guardar recurrencia.
5. Comprobá el concepto, estado Activa, importe y próxima fecha.

Al guardar desde Ventas › Periódicas, se abre la ficha de la nueva venta periódica. En el alta, Guardar recurrencia está al pie; podés cerrar con la X o Esc.

El formulario trabaja con repetición mensual. No permite elegir libremente cualquier frecuencia.

Bigu procesa las reglas activas en segundo plano. No necesitás abrir Hoy para que empiece la revisión.

La regla de un gasto toma la moneda, categoría y contacto del gasto de origen. La de un cargo toma el cliente y la moneda que elegiste. Primera vez define el día mensual; si elegís una fecha pasada, la próxima obligación se calcula desde el día actual y no recrea automáticamente todos los meses anteriores. Revisá siempre Próxima después de guardar.

3. Resolvé un importe variable

Cuando llega un mes que necesita importe, Bigu muestra una solicitud en Hoy, en la ficha de Ventas › Periódicas o en el contexto correspondiente de cliente o gasto:

1. Leé concepto y fecha esperada.
2. Comprobá el importe real del mes.
3. Cargalo en Importe en la moneda indicada.
4. Elegí Confirmar importe.
5. Revisá el pendiente creado.

Si ese mes no corresponde cobrar o registrar el gasto, usá Omitir este mes. Esa acción resuelve ese mes; no finaliza toda la regla.

4. Registrá el cobro o pago cuando ocurra

Para cargos, continuá desde A cobrar. Para gastos, revisá el documento y registrá el pago.

Cuando el negocio tiene acceso a clientes y cuentas a cobrar, cada nueva cuota de una venta periódica en UYU genera una venta pendiente de cobro con el concepto Venta periódica: …, sin mover stock, con la condición, el plazo y el vendedor de la regla. Las ventas generadas antes conservan su concepto, Cobro periódico: …. Registrar su cobro salda esa misma venta. La venta aparece en Ventas aunque no vendas productos: si tu plan incluye facturación, la facturás desde su detalle, donde también se anula; la recurrencia no emite automáticamente.

Desde Hoy, Cobrar o Registrar cobro abre esa cuota en A cobrar. Los cargos en otras monedas y los cargos anteriores conservan su forma original de cobro; no se convierten retroactivamente en ventas. Si tu acceso no incluye Gestionar ventas, A cobrar te muestra la cuota de la venta periódica como cuota y la cobrás desde ahí con Gestionar gastos, cuentas y pagos y Operar caja.

Una venta periódica creada antes de que se eligiera cómo se cobra sigue vendiendo como entonces: a crédito, con el plazo y el vendedor de la ficha del cliente, y Hoy la recuerda el día de cada venta. Al editarla muestra eso; si cambiás cómo se cobra o el vendedor, desde ahí vende como dice.

5. Facturá cada venta

Donde el negocio factura (el plan incluye facturación, tiene escritura habilitada y el emisor de comprobantes ya está configurado), toda venta periódica queda por facturar: Bigu no ofrece elegir que no se facture, ni en la regla ni en la venta. El formulario lo dice: Cada venta periódica queda en Ventas hasta que se facture. Donde el negocio no factura con Bigu, no dice nada del comprobante.

Cada venta queda en Ventas, entre las Pendientes de facturar, hasta que la facturás. Hoy la muestra como Venta pendiente de facturar, con el cliente, el concepto, la fecha y el importe:

1. En Hoy, elegí Revisar comprobante en la venta pendiente de facturar.
2. En la venta, revisá el cliente, el concepto y el total.
3. Elegí Facturar para emitir el comprobante.

Una venta que ya tiene comprobante deja de aparecer entre las pendientes de facturar, aunque DGI lo haya rechazado: el rechazo se resuelve desde Facturación. En Ventas, la etiqueta Venta periódica ocupa el lugar del tipo fiscal mientras la venta está pendiente de facturar.

Hoy muestra las primeras ventas pendientes de facturar. Si hay más, Ver en Ventas abre la lista con Pendientes de facturar en Estado fiscal: ahí están, junto con las demás ventas que todavía no se facturaron.

Si el negocio emite comprobantes con reglas automáticas, Bigu no puede saber qué venta cubre cada regla: esas ventas no aparecen en Hoy y la venta avisa Revisá antes de facturar, con el enlace a las reglas. Comprobá que la venta no tenga ya su comprobante antes de facturarla.

Facturar la venta pide Gestionar ventas y Gestionar gastos, cuentas y pagos. Quien no puede facturarla no ve el aviso.

Cambiar una regla existente

1. Abrí la regla en Ventas › Periódicas, en el cliente o en el gasto.
2. Elegí Editar.
3. Revisá concepto, tipo de importe, monto y fecha de fin y, en una venta periódica, cómo se cobra y el vendedor.
4. Elegí Guardar cambios.
5. Comprobá el resultado.

La regla modifica lo que se preparará después. No borra ni corrige por sí sola documentos o pagos ya generados: cambiar la condición, el plazo o el vendedor vale para las próximas ventas. Facturar lo que falta de una venta ya generada se resuelve desde la venta, no desde la regla.

La edición permite cambiar concepto, tipo de importe, monto y fecha final, y en una venta periódica también la condición, el plazo y el vendedor. No cambia el cliente, la moneda ni el día inicial de la regla. La fecha final no puede quedar antes de la primera ni excluir la próxima ocurrencia pendiente; si no debe continuar, usá Finalizar.

Pausar, reanudar o finalizar

Necesidad	Acción
Detenerla temporalmente	Editar › Pausar
Retomar una regla en pausa	Editar › Volver a usar
Terminarla	Editar › Finalizar › Finalizar recurrencia

Antes de reanudar, revisá las fechas y lo ya generado. No crees otra regla para reemplazar una que simplemente estaba en pausa.

Al finalizar, el historial se conserva y no se crean nuevas ocurrencias. La regla deja de aparecer entre las activas o en pausa y ya no se puede editar ni reanudar. En Ventas › Periódicas, la encontrás con Terminadas o Todos los estados. Un saldo ya generado sigue necesitando cobro, pago o la corrección que corresponda.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si elegí el día 31 y el mes es más corto?

La fecha se ajusta al último día de ese mes. La regla mantiene su día mensual para los meses siguientes.

¿Por qué no apareció el mes esperado?

Revisá estado activo, primera fecha, finalización, próxima ocurrencia y permiso de escritura del negocio. Comprobá también si hay una solicitud de importe variable esperando tu decisión.

¿Qué pasa si pierdo acceso de escritura?

Las reglas y el historial se conservan, pero se detiene la creación de nuevos pendientes. Al recuperar el acceso, revisá la regla existente antes de crear otra.

¿Omitir un mes pausa todo?

No. Omitir este mes trata esa ocurrencia. Pausar detiene la regla.