Cargar un gasto y registrar sus pagos

Compras › Gastos registra costos como alquiler, limpieza o servicios. Un gasto no aumenta inventario. Para mercadería de reventa, seguí Compras. Si tu negocio no compra mercadería, el espacio del menú se llama directamente Gastos.

Los impuestos y aportes, y las comisiones y cargos, también son gastos: se cargan acá, con su Categoría.

Si tu negocio tiene habilitados los comprobantes por correo, encontrás tu dirección en Conexiones. Lo que recibís queda para revisar antes de registrarse.

Podés guardar un gasto pagado, pendiente o con pago parcial desde el primer formulario. También podés registrar pagos después.

Crear, editar o anular requiere acceso a Gastos y permiso de información financiera. Registrar pagos requiere además permiso de Caja. Los medios sin efectivo permiten registrar el pago antes de la primera apertura, conservando los permisos y el acceso del negocio. Anular un gasto que ya tuvo pagos también necesita que Bigu pueda registrar sus reversiones.

Si queda saldo después de guardar el gasto, continuá con Registrar un pago posterior.

Para un gasto de limpieza de $ 2.000 UYU, si pagaste $ 500 al crearlo, elegí Parcial y cargá $ 500 en Ya pagué: quedan $ 1.500 pendientes. Un segundo pago de $ 500 reduce ese saldo a $ 1.000, sobre el mismo gasto.

Un gasto, dos pagos y un saldo

Limpieza del local · UYU

Gasto de $ 2.000Parcial

Pago al crearlo

$ 500

Segundo pago

$ 500

Pagado entre ambos

$ 1.000

Todavía queda

$ 1.000

1. Completá el gasto

1. Abrí Compras › Gastos.
2. Elegí Nuevo gasto en el encabezado. El formulario se abre en una ventana sobre la lista.
3. Cargá Monto y Fecha del gasto.
4. Elegí Categoría.
5. Seleccioná Proveedor o contacto.
6. En Notas, identificá el documento, período o detalle útil.

En la nota podés identificar qué compraste o el período al que corresponde.

Si aparece Corresponde a, elegí la sucursal a la que pertenece el gasto o Gasto central del negocio, según tu acceso. Esa atribución puede ser distinta de la caja desde la que lo pagás. Revisala aunque hayas cambiado el filtro de sucursal en el encabezado: el formulario conserva el alcance que elegiste para ese gasto.

Si escribiste un contacto nuevo, confirmá su creación o elegí una ficha existente. Dejar sólo el texto escrito no completa la selección.

Con más de una sucursal, el detalle del gasto dice debajo de su nombre de qué sucursal es o si es de Todo el negocio. Puede ser una sucursal distinta de la que lo paga, que se elige en Sucursal del pago.

2. Elegí el estado del pago

Estado	Qué registrar
Pagado	Ya entregaste el total
Pendiente	Todavía no pagaste
Parcial	Pagaste una parte; completá Ya pagué

Los gastos pendientes necesitan un contacto. Así queda identificado a quién le debés.

Para un gasto pagado o parcial, revisá Medio de pago y Fecha del pago. La fecha del gasto y la del dinero pueden ser distintas.

En Sucursal del pago, comprobá la sucursal y la Caja que registran el dinero. Si usás una cuenta, elegila en Cuenta; debe estar disponible en esa sucursal y tener la moneda del pago. Sin cuenta asociada conserva el movimiento en Caja sin sumarlo al saldo de una cuenta.

Si pagaste con efectivo, elegí Pagado y Efectivo, con la fecha en que entregaste el dinero.

Podés registrar una transferencia, tarjeta, Mercado Pago u otro medio sin efectivo aunque todavía no hayas abierto Caja por primera vez. Para Efectivo, seguí el aviso Abrir caja si falta la apertura. Si tu cuenta no tiene permiso para registrar dinero o el negocio tiene restringido ese acceso, Bigu puede ofrecer sólo el estado pendiente.

Antes de guardar, revisá el efecto que muestra el formulario sobre Caja.

3. Guardá y comprobá

1. Revisá monto, fecha, categoría, contacto y pago.
2. Elegí Guardar gasto.
3. Leé el mensaje de resultado. El gasto nuevo se abre encima de la lista.
4. Comprobá Pagado, Pendiente y los movimientos registrados.

Un pago en efectivo reduce el efectivo esperado de Caja. Una transferencia se registra por ese medio sin reducir los billetes del cajón. No dupliques el pago con una salida manual.

Un gasto pagado por completo queda sin saldo pendiente. No corresponde cargar otro pago por el mismo importe.

Registrar un pago posterior si quedó saldo

Usá este recorrido sólo para un gasto que todavía tenga saldo pendiente.

1. Abrí el gasto.
2. En Registrar pago, revisá el saldo.
3. Cargá lo que pagaste.
4. Revisá Sucursal del pago, Caja y Cuenta.
5. Elegí Medio de pago y Fecha del pago.
6. Seleccioná Registrar pago.
7. Comprobá el saldo restante.

Los pendientes también se siguen desde A pagar, conservando el gasto de origen.

Convertirlo en un gasto mensual

En el detalle, revisá ¿Este gasto se repite?. Podés usarlo como base para una regla mensual de importe fijo o variable.

La regla no ejecuta pagos. Seguí Gastos habituales y ventas periódicas para configurar fechas, confirmar un monto variable o pausar.

Corregir monto, fecha u otros datos

1. Tocá el gasto en el listado: su ficha se abre encima de la lista, con las acciones arriba.
2. Elegí Editar gasto. Si ya tiene pagos, monto y fecha quedan protegidos: usá Corregir monto o fecha para habilitarlos.
3. Completá Motivo de la corrección cuando el recorrido lo pida.
4. Si elegís Otro, agregá el detalle del motivo.
5. Revisá los efectos sobre lo pagado y elegí Guardar cambios.

Una corrección debe explicar lo que cambió. No reemplaza ni oculta los pagos que ya quedaron registrados.

Podés editar categoría, contacto y notas. Si cambiás el importe, no puede ser menor que lo ya pagado; si queda deuda, debe conservar un contacto. Cambiar la fecha del gasto no mueve por sí solo las fechas de sus pagos. Un gasto anulado no se puede volver a editar.

Anular un gasto

1. Abrí el gasto y elegí Anular gasto.
2. Leé las consecuencias sobre el documento y sus pagos.
3. Elegí Motivo.
4. Si corresponde, completá Detalle del motivo.
5. Confirmá con Anular gasto. Si cerrás la ventana con la X, Esc o Atrás, el gasto sigue vigente.
6. Revisá el resultado y el historial.

El gasto se conserva y puede consultarse entre Anulados. Si tenía pagos, Bigu los revierte y conserva los movimientos compensatorios de Caja y el motivo de la anulación; no borra el rastro original. Esa corrección del registro no transfiere dinero desde el banco del proveedor. No cargues un gasto negativo ni una entrada manual adicional para simular la misma anulación.

Si todos sus pagos fueron sin efectivo, podés registrar la anulación antes de la primera apertura de Caja. Bigu conserva el medio original de cada pago; si alguno fue en efectivo, también valida los requisitos de Caja correspondientes.

Buscar y revisar gastos

Elegí el período del listado y el filtro Activos o Anulados. La lista ocupa todo el ancho; las facturas de proveedor con gastos del período quedan debajo, en Facturas con gastos. Las fechas del gasto y del pago pueden caer en períodos distintos.

1. Tocá un gasto: su ficha se abre encima de la lista, en una ventana grande (en el celular, toda la pantalla), con el documento, los pagos, el saldo y el historial de cambios.
2. Con ‹ y ›, arriba a la derecha, o con las flechas del teclado, pasás al gasto anterior o al siguiente de la lista tal como la filtraste.
3. Cerrala con la X, Esc o Atrás: volvés a la lista con el período, el filtro, la página y el lugar donde estabas, y la fila del último gasto que abriste queda marcada. Si dejaste un pago a medio cargar, Bigu pregunta antes de descartarlo.

Cada gasto tiene su propia dirección. Si la recargás, la compartís o la abrís desde otra pantalla (A pagar, Caja, una remuneración, el costo de un envío), se ve como página, con ‹ Gastos o ‹ Volver para regresar.

Columnas, al lado de Activos y Anulados, elige qué columnas ves y en qué orden: Categoría, Fecha, Total, Pago y Saldo, y también Nota y, si mirás más de una sucursal, Sucursal. Gasto queda fija. Son tuyas: lo que cambies no cambia la lista de las demás personas del equipo, y Restablecer columnas vuelve a las de siempre.

Si necesitás corregir a quién corresponde el gasto, usá Editar gasto › Proveedor o contacto, seleccioná la ficha correcta o confirmá la creación de una nueva y guardá. Eso cambia el contacto de ese gasto; no es una acción para renombrar todos los documentos de una persona.

Preguntas frecuentes

¿Puedo registrar un gasto sin pagarlo?

Sí. Elegí Pendiente y un contacto. Guardar así reconoce el gasto y su saldo; no registra salida de dinero.

¿Por qué me exige un contacto?

Porque queda deuda pendiente. El contacto identifica a quién se le pagará.

¿Tengo una factura con productos y gastos?

Usá Facturas de proveedor para revisar el destino de cada renglón.

¿Debo cargar aquí el costo de un envío?

Si ya lo registraste en el intento de entrega, Bigu creó el gasto de flete asociado. Buscalo antes de crear otro.

¿Por qué no encuentro un gasto viejo?

Revisá el período y el filtro de estado, incluido Anulados.

¿Qué reviso si aparece un mensaje de guardado pero no encuentro el gasto?

Comprobá las fechas del gasto y del pago, el período del listado y el filtro Activos/Anulados. Actualizá la pantalla y buscá también su movimiento de origen. Si sigue sin aparecer, consultá desde Soporte antes de cargarlo de nuevo, para evitar un duplicado.